Dijital Arşivlemede Dosyaların Oluşması ve Dosya Açma

İş hayatında belgelerin ve dosyaların hazırlanması ve düzenli bir şekilde saklanması, ihtiyaç duyulduğunda dijital arşiv içerisinden bulunup dosyaya gerek kalmadan kolayca ve hızlı bir şekilde bulunabilmesi, gereklilik dahilinde işi biten evrakların yerine konması önemli bir konudur. Bu nedenle belgelerden yararlanma, iyi bir çalışma ve dosyalama ile mümkün olur..

Kurumlarda yapılan önemli işlerden biri de dosyalama ve dijital arşivlemedir . Yazışmalar, kayıtlar ve dosyalama birbirinin devamı niteliğindeki işlerdir. Bütün bu işlerin birbiriyle uyumlu bir şekilde yürütülmesi, örgütsel/yönetsel açıdan çok önemlidir. Bununla beraber sistemli hareket etmek ve yazışma-kayıt-dosyalama da kullanılan sistemlerinde birbiriyle çelişmeyecek bir uyuma sahip olması gerekir.

Dijital arşivlerde her organizasyon, içinde bulunduğu sektör, devlet yönetimi, vatandaş/müşteri ve çeşitli kesimlerle çok yönlü ilişkiler kurmak zorundadır. Bu zorunluluk, ilişkilerin var olmasını, bu da yazışmalarla beraber belgelerin oluşmasını sağlar. Yazışmalar birçok açıdan zorunlu olarak yapılmaktadır. Yazışmalar ilişkilerin yasal bir zemine oturtulmasını sağlar.